仕事以外でも英文メールを打つ機会が増えてきたように感じます。
Amazonでカレンダーを海外製のカレンダーを購入したところ、待てど暮らせど一向に届かない。
ステータスを確認すると配送されたとの情報からぷっつりと途絶えていました。
- 受注受注
近日中に発送
- 発送商品が発送されました
在庫の確認を終え、商品が発送されました（※通常1～2週間で国内に到着予定です）
（※通常1～2週間で国内に到着予定です）
でもそれから1か月たっても全然カレンダーが届かない（年を跨いでしまう！）
というようなことがありました。
リスの冬支度のようなかわいい写真の入ったカレンダーで楽しみにしていましたが、
本当に届くのでしょうか。ほかの方のレビューを見ると届かないというコメントも多数見られだんだん不安に･･･。
と、とりあえず出品者に連絡を取れるようなので、英文で連絡をしてみました。
英語文章の書き方
このようなメールを出品者に入れました。
Dear XXXXX,
Hello, I am contacting you because the item I ordered has not arrived yet.
Could you kindly check the status of my order again?
Best regards,
Pansy
Dear <宛名> ではじまり Best regards,で締めるのが基本ですね。
Best regards,は呪文のように入れていますが、「よろしくお願い致します」のようなイメージでしょうか。
DearのあとはMr.なのかMs.なのか迷ったりしてしまうので大体フルネームでいれています。
例 Dear Thom Yorke
など。
すると出品者から以下のメッセージが届きました。
We sincerely apologize for the inconvenience caused by the non-arrival of your order, it seems the parcel has been lost in transit. We have processed your refund and will be filing a claim for the missing parcel. You should receive confirmation from Amazon shortly. Kind regards,
結局最終的にはオーダーをキャンセルしてもらい返金してもらう流れとなりました。
英文メールを打つ自分なりのやりかた
わたしのやりかたですが、
1.できるだけシンプルに書く
2.できるたけ英文で最初に書く
3.仕上がった文章をアプリなどで校正･確認し、文法のミスなどを修正する
4.翻訳ソフトに書け、一旦日本語に変換し、意味が通じるかどうか確認する
というようなやり方をとっています。
文章校正としては
①あいさつ文
②状況説明
③向こうにしてほしいことなどを指示、お願いする。
④Best Regards,で締める
というような流れで作成しています。
②と③は入れ替えて送ったりもします。
Dear XXXXX,
Hello, ①あいさつ
I am contacting you because the item I ordered has not arrived yet.②状況説明
Could you kindly check the status of my order again? ③お願い
Best regards, ④締め
Pansy
このケースは文章が短いのですが、だいたいこのパターンに則っていますね。
今後も長期的に連絡を取る事がなさそうなので特に自己紹介などせず、かなり短い文章になっています。
場合によっては挨拶を長く、My name is～などを追加してもいいかもしれません。
英文のチェックに便利なツールの紹介
次に英文を書くときに使用しているソフト,Webサイトを紹介します。
文章校正おすすめサイト･アプリ
まずは文章校正ソフトから紹介します。
ChatGPT
こちらでも紹介しましたが、ChatGPTに文章の校正･修正依頼をかけると文法誤りや､適切な単語選び、文章の流れを自然に整えて修正してくれます。最近ではChatGPTに修正依頼をかけることがもっぱら多くなりました。
Grammarly
こちらもおすすめの文章校正アプリ･Webサイトです。書いた文章を採点してくれ、ミススペルなどを指摘してくれます。
無料でもおおまかにチェックをしてくれるのでそこそこ利用できますが、有料版に登録をすると細かいチェックまで確認ができます。
Quill Bot – Free Grammar Checker
こちらでも文章のチェックをすることが可能ですが、
ある程度正しい文章を書いていても改善案が出されてしまうので、少し不安になってしまう事もありますが、
無料版なのである程度整った体裁の文章を作成できます。
翻訳ソフト
翻訳ソフトは英語で書いた文章を日本語に直し、意味が通じるかの確認の意味で使うことが多いです。
DeepL
https://www.deepl.com/ja/translator
こちらは単純に翻訳サイトですが、わたしは基本的には英文で書いたものを一度日本語訳にし、
意味が通るかどうかを確認してから送る事にしています。
Google翻訳でもいいと思いますが、このサイトの方がより自然な翻訳を返してくれるので重宝しています。
Google 翻訳
最近はほぼDeepL一択ですが、DeepLで見てみてうまくいかないときは念のためGoogle翻訳にもかけてみると、
以外とDeepLよりもうまい訳になっていると思うときもあるので、こちらもときどき使用しています。
最後のコツは開き直る
Nativeではないので････とある程度自分で文章を煮詰めて、最後はある程度のレベルで開き直って送ります。
実際はどうかは分かりませんが、対応してくれている相手もNativeではない場合もあるかと思いますので、
ある程度は開き直って、まずはDo it！の精神で乗り切ることも大切かもしれません。
まずは伝わればOkかなという感じで、そこから少しずつ少しずつブラッシュアップしていけたらいいいですよね。
完璧を求めるときりがないですよね･･･。
諦めとはまた違いますが、少しずつ慣れていけたらいいなぁと思っています。
わたしも文章を書くプロではないので、
今回は自分なりにメールを打つコツと便利なツールを紹介しました。
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