英文のメールの書き方を主に初心者向けに解説したいと思います。
Amazonでカレンダーを海外製のカレンダーを購入したところ、待てど暮らせど一向に届かない。
ステータスを確認すると配送されたとの情報からぷっつりと途絶えていました。ということがありました。
- 受注受注
近日中に発送
- 発送商品が発送されました
在庫の確認を終え、商品が発送されました（※通常1～2週間で国内に到着予定です）
（※通常1～2週間で国内に到着予定です）
でもそれから1か月たっても全然カレンダーが届かない（年を跨いでしまう！）
リスの冬支度のようなかわいい写真の入ったカレンダーで楽しみにしていましたが、
本当に届くのでしょうか。ほかの方のレビューを見ると届かないというコメントも多数見られだんだん不安に･･･。
とりあえず出品者に連絡を取れるようなので、英文で連絡をしてみました。
英語文章の書き方
このようなメールを出品者に入れました。
Dear XXXXX,
Hello, I am contacting you because the item I ordered has not arrived yet.
Could you kindly check the status of my order again?
Best regards,
Pansy
Dear <宛名> ではじまり Best regards,で締めるの形を私は基本としています。
Best regards,は「敬具やよろしくお願い致します」のようなイメージで、文末に付けるのがマストのようです。
他の書き方、Regards、Kind regardsなどもありますが、とりあえずはこれを入れておけば間違いないようです。
DearのあとはMr.なのかMs.なのか迷ったりしてしまうので大体フルネームでいれています。
例 Dear Thom Yorke
など。それでも特に失礼にはあたらないようです。
すると出品者から以下のメッセージが届きました。
We sincerely apologize for the inconvenience caused by the non-arrival of your order, it seems the parcel has been lost in transit. We have processed your refund and will be filing a claim for the missing parcel. You should receive confirmation from Amazon shortly. Kind regards,
ということで、文章の意味は無事に通じまして
結局最終的にはオーダーをキャンセルしてもらい返金してもらう流れとなりました。
英文メールを打つ自分なりのやりかた
次にわたしがよくやる英文の書き方を紹介したいと思います。
1.できるだけシンプルに自分の力で書いてみる
2.仕上がった文章をアプリなどで校正･確認し、文法のミスなどを修正する
3.出来上がった英文を翻訳ソフトで英語⇒日本語に翻訳し意味が通じるか確認する
というようなやり方をとっています。
文章校正としては
①あいさつ文
②状況説明
③向こうにしてほしいことなどを指示、お願いする。
④Best Regards,で締める
というような流れで作成しています。
②と③は入れ替えて送ったりもします。
Dear XXXXX,
Hello, ①あいさつ
I am contacting you because the item I ordered has not arrived yet.②状況説明
Could you kindly check the status of my order again? ③お願い
Best regards, ④締め
Pansy
このケースは文章が短いのですが、だいたいこのパターンに則って書くようにしています。
今後も長期的に連絡を取る事がなさそうなので特に自己紹介などは省きましたので、かなり短い文章になっています。
場合によっては挨拶を長く、My name is～などを追加してもいいかもしれません。
日本語でのビジネス文章になれていると、丁寧に丁寧にな長めに書く傾向がありますので、、
英文に切り替わったとたんにあまりに文章が短くて大丈夫かな、と思うこともありますが、問題ないんですね。
英文のチェックに便利なツールの紹介
先ほど紹介しました英文の書き方、
1.できるだけシンプルに自分の力で書いてみる
2.仕上がった文章をアプリなどで校正･確認し、文法のミスなどを修正する
3.出来上がった英文を翻訳ソフトで英語⇒日本語に翻訳し意味が通じるか確認する
こちらの2.3の項目の使用にお勧めなソフト,Webサイトを紹介します。
文章校正おすすめサイト･アプリ
まずは文章校正ソフトから紹介します。
ChatGPT
こちらでも紹介しましたが、ChatGPTに文章の校正･修正依頼をかけると文法誤りや､適切な単語選び、文章の流れを自然に整えて修正してくれます。
精度や修正提案などはChatGPTが一番だと思いますが、若干レスポンスに時間がかかることがあります。
Grammarly
こちらもおすすめの文章校正アプリ･Webサイトです。書いた文章を採点し、ミススペルなどを指摘してくれます。
無料でもおおまかにチェックをしてくれるのでそこそこ利用できますが、有料版に登録をすると細かいチェックまで確認ができます。
フリー版であればある程度の修正はできる、もしくは文章がOKか改善の余地ありかのジャッジくらいまではできるのですが、
改善提案までですと有料版に登録をする必要があり、年で1～2万程となり若干割高かもしれません。
モバイル版にアプリインストールすると、Grammarlyキーボードで文章が入力できるようになり、ちょっとした文章でもチェックをすることができ、比較的動作は早いのでそこは重宝するポイントかもしれません。
Quill Bot – Free Grammar Checker
こちらもGrammarlyのように文章のチェックをすることが可能ですが、
ある程度正しい文章を書いていても改善案が出されてしまうので、どこまで改善すればいいのか迷ってしまう事もありますね。
利点としては無料で使用ができることで、ある程度整った体裁の文章を作成できます。
翻訳ソフト
翻訳ソフトは文章の最終チェック、英文を日本語に翻訳しなおし、意味が通じるかの確認で使うので、
ChatGPTに翻訳をお願いしてもいいですが、思考時間もあるので下記の通常の翻訳ソフトを使用することが多いです。
DeepL
https://www.deepl.com/ja/translator
Google翻訳でもいいと思いますが、このサイトの方がより自然な翻訳を返してくれるので重宝しています。
現在ではフリーですと文字数制限等でてきているようですが、短い文章であればこちらを利用する事が多いです。
Google 翻訳
多少不自然な翻訳になることもありますが、無料で使用できますしなんだかんだで使用頻度は多いかもしれません。
しっかり確認することは大事ですが、ある程度確認したら送る
自分の書いた文章が正しいか、正しくないのか、不安になる事もあるとは思いますが、
最後はある程度のレベルまで煮詰めたらとりあえず送ってみるようにしています。
ケースバイケースですが対応してくれている相手もネイティブではない場合もあるので、
もし伝わらなかった場合は、おそらく向こうから質問が来ると思うので、
少しずつ解消していくようなやり方を取るのも手ですね。
まずは文章を自分なりに磨けるところまで磨き上げて、あとは相互コミュニケーションでOkかなと思います。
そこから少しずつ少しずつブラッシュアップしていけたらいいいですよね。
完璧を求めるときりがないですよね･･･。
諦めとはまた違いますが、少しずつ慣れていけたらいいなぁと思っています。
わたしも文章を書くプロではないので、
今回は自分なりにメールを打つコツと便利なツールを紹介しました。
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